Tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä

Suomen Punainen Risti / Vapaaehtoinen pelastuspalvelu (Vapepa)

PL 168, 00141 Helsinki

Puhelin: 020 701 2000

Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Valmiuskoordinaattori Arsi Veikkolainen

PL 168, 00141 Helsinki

Puhelin: 040 120 9022

arsi.veikkolainen@redcross.fi

Henkilötietojen ryhmä

Vapepan hälytys- ja toiminnanohjausjärjestelmä OHTO

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

OHTOn avulla ylläpidetään tietoa Vapepan henkilö- ja materiaalivoimavaroista sekä toteutuneesta auttamis- ja muusta toiminnasta Suomessa, hälytetään vapaaehtoisia ja kehitetään vapaaehtoistoimintaa.

Vapepan hälytysryhmiin kuuluvien henkilöiden yhteystietoja kerätään, jotta heidät voidaan tavoittaa kutsuttaessa heitä auttamis- ja pelastustehtäviin sekä lähettää heille tietoa Vapepan toiminnasta.

Toimikuntien puheenjohtajien, sihteereiden sekä yhdyshenkilöiden yhteystietoja kerätään, jotta heille voidaan lähettää tietoa Vapepan toiminnasta.

Tietoja voidaan käyttää Extranet kirjautumisen tunnistautumiseen.

Toimintaraporttiin kerätään toimintaa johtaneen viranomaisen ja Vapepa-johtajan sekä hälytyksen vastaanottajan nimet, jotta toiminnasta voidaan sovitusti raportoida toimintaa johtaneelle viranomaisille.

Rekisterin tietosisältö

Vapaaehtoisen osalta voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja: Nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, kieli, Vapepa-rooli, hälytysryhmän jäsenyys, ensisijainen jäsenjärjestö.

Hälytysryhmän osalta seuraavia henkilötietoja: Jäsenet, ylläpitäjä, hälyttäjät.

Hälytystehtävien osalta seuraavia henkilötietoja: Hälytyksen tehneen viranomaisen nimi ja toimenkuva, hälytyksen vastaanottaneen valmiuspäivystäjän nimi ja yhteystiedot, hälytystehtävää johtaneen Vapepa-johtajan nimi ja yhteystiedot sekä hälytystehtävään hälytettyjen henkilöiden nimet ja yhteystiedot.

OHTOssa säilytetään vain toiminnan ja käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelyllä on lailliset edellytykset. Käyttötarkoituksessa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.

Hälytystoimintaan liittyvien henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuus-vaatimuksen katsotaan päättyneen, kun toiminnan päättymisestä on kulunut 5 vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Vapaaehtoinen voi itse kirjautua järjestelmään ja ylläpitää omia tietojaan sekä nähdä oman ryhmänsä jäsenten yhteystiedot.

Hälytysryhmän ylläpitäjä voi ylläpitää oman ryhmänsä jäsenten yhteystietoja.

Toimikunnan luottamushenkilö voi ylläpitää toimikuntansa alaisuudessa olevia hälytysryhmiä ja niiden jäseniä.

OHTO-kummit (maakunnittain nimetyt kouluttajat) voivat ylläpitää toimikuntia, hälytysryhmiä ja niiden jäseniä maakunnallisesti.

Valmiuspäälliköt ja pääkäyttäjät pystyvät ylläpitämään toimikuntia, hälytysryhmiä ja niiden jäseniä valtakunnallisesti.

Hälytystehtävän yhteydessä joko hälytyksen vastaanottava valmiuspäivystäjä tai sitä johtava Vapepa-johtaja kirjaa viranomaisen nimen ja toimenkuvan OHTOon.

Verkkosivuston käytön osalta OHTOssa kerätään seuraavia lokitietoja:

–         verkkosivuston käyttöloki (verkkosivustoon tehtyjen HTTP-kutsujen ajankohta, kutsun suorittaneen tahon IP-osoite ja kutsun kohde)

–         sovellusloki (tieto sovelluksen sisältämien, käyttöoikeuksin suojattujen tietojen tarkastelusta ja muokkaamisesta)

Evästeet:

OHTOssa käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, jonka avulla voidaan esimerkiksi, että tunnistaa usein sivustolla vierailevat kävijät, helpottaa kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

OHTOssa evästeitä käytetään käyttäjän tunnistamiseen ja rekisteröityneen käyttäjän kirjautumiseen sekä käyttäjän tekemän kielivalinnan tallettamiseen. Mikäli OHTOssa vieraileva käyttäjä ei halua SPR:n saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, evästeiden käytön voi kieltää selaimen asetuksista. Evästeet voivat kuitenkin olla tarpeellisia joillekin OHTOn toiminnallisuuksille, joten Punainen Risti ei takaa OHTOn toimivuutta, jos evästetoiminto on poistettu käytöstä.

Evästeitä käytetään OHTOssa myös sivuston käytön tilastointiin käytettävän Google Analytics -palvelun yhteydessä.

Tietojen säännönmukaiset

luovutukset

Jäsenrekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa oman hälytysryhmän käyttöön sekä valmiuspäälliköille ja keskustoimiston Vapepa-toimintaan liittyvän henkilöstön käyttöön.

Yhteistyöviranomaisilla on oikeus saada tietoa liittyen hälytysryhmien ja henkilöiden hälyttämiseen pelastustehtäviin sekä alueen vapaaehtoisresurssien määrään. Jäsenjärjestöjen yhteyshenkilöillä on oikeus saada yhteenvetotietoa oman jäsenjärjestönsä vapaaehtoisten määristä ja hälytystehtäviin osallistumisen määristä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Fyysisessä muodossa käsiteltävät henkilötiedot:

Fyysisessä muodossa käsiteltävää aineistoa säilytetään ja käsitellään lukituissa ja valvotuissa tiloissa

Sähköinen aineisto:

OHTOa käytetään www-selaimella salatun https-yhteyden yli. Palvelun käyttö ja siihen tallennettujen tietojen käyttö on suojattu sovelluksen omalla käyttäjähallinnalla.

Pääkäyttäjinä ja käyttäjähallinnoijina toimivat nimetyt henkilöt Suomen Punaisen Ristin keskustoimistossa ja piiriessä.

Tietoja käsitellään tietokannoissa tai tiedostoissa, jotka ovat salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokantoihin ja tiedostoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

·        Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista

·        Pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä

·        Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojensa käsittelyä

·        Pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen, siten kun soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty

·        Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen suostumuksen peruutusta suoritettuun henkilötietojen käsittelyyn.

Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä ensisijaisesti kirjallisena kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Mikäli sähköpostiyhteydenotto ei ole mahdollinen, voidaan vaihtoehtoisesti yhteydenotto suorittaa kirjepostina tai henkilökohtaisena käyntinä.

Vastaukset toimitetaan rekisteröidyn OHTO järjestelmässä olevaan sähköpostiosoitteeseen.