OHTO – Vapaaehtoisten valtakunnallinen hälytysjärjestelmä
OHTO pähkinänkuoressa
- Tekstiviestijärjestelmä, joka lähettää henkilökohtaisen hälytyksen ja muun tehtävänaikaisen informaation suoraan jokaiselle hälytysryhmän jäsenelle
- Hälytysjärjestelmä, joka toimii kaikilla matkapuhelimilla ja kaikkien operaattoreiden liittymillä
- Hälyttämismalli, jossa tapahtumapaikan lähin ryhmä hälytetään ensin. Toimikunta- tai maakuntarajat eivät vaikuta hälyttämiseen,
- Helppo hälytysryhmän jäsenrekisteri ylläpitäjille ja hälytysryhmien johtajille
- Yksinkertainen hallintaliittymä älypuhelimella ja tabletilla tietokoneen lisäksi
Video-ohje Ohtoon rekisteröitymisestä: https://www.dreambroker.com/channel/xq5s2t0l/757ke92o
Miten OHTO toimii
Hälytyksen tullen OHTO-järjestelmä lähettää jokaiselle hälytysryhmän jäsenelle henkilökohtaisen tekstiviestihälytyksen, esimerkiksi:
Operaatio nro 1147/Etsintä/Seinäjoki(Hyllykallio)/ Välittömästi. Kuittaus:1147 ok/ei/pm hh.mm
(Hälytysviestin ja kuittausten alussa mainitaan aina kyseisen operaation vaihtuva operaationumero/ Tehtävätyyppi/ Paikkakunta/Kokoontumisajankohta/Viestin kuittausohje)
Ryhmän jokaisen jäsenen tulee aina kuitata saamaansa hälytysviesti oman sen hetkisen tilanteensa mukaisesti vastaamalla viestiin:
- 1147 ok (pääsen tulemaan), jolloin järjestelmä lähettää paluuviestin, jossa vahvistetaan tuleminen, kerrotaan kokoontumispaikan tarkka osoite sekä tarkennuksia tehtävään, esim. tuntomerkkejä: 1147/Tulossa/Laturitie 2, Seinäjoki (Hyllykallio)/Kadonnut lapsi 6v. Punainen polkupyörä.
- 1147 ei (en pääse tulemaan), paluuviesti: Et pääse operaatioon. Kiitos ilmoituksestasi
- 1147 pm 18.30 (pääsen myöhemmin, kellonaika), paluuviesti: Saavut klo.18.30/Laturitie 2…
Muista välilyönti operaationumeron ja vastauksesi välillä!
Ok tai pm-vastausten perään voit halutessasi lisätä lyhyen, vapaamuotoisen tiedotteen operaation johdolle esim. 1147 ok Hälytyskoira, tai 1147 pm 18.00 Maastopyörä tms.
Tehtävänaikaiset viestit tulevat kaikille omaan puhelimeen: Operaation (etsinnän) lopettaminen tai keskeyttäminen, johtopaikan siirtyminen, lisätiedot ja tarkennukset tehtävästä ym. Järjestelmä lähettää myös valmiushälytys ja valmiusharjoitus-viestejä. Valmiushälytyksessä tiedotetaan mahdollisesta tehtävästä etukäteen ja kartoitetaan saatavia resursseja, valmiusharjoitus-viesteillä tiedotetaan harjoituksesta.
Hälytykseen tulee aina vastata ja kuitata hälytys, vaikka sen huomaisi vasta myöhemmin. Jos avuntarve on edelleen olemassa, järjestelmä lähettää kokoontumispaikan osoitteen ja tehtävän tarkennuksen. Jos tilanne on päättynyt, järjestelmä ilmoittaa myös siitä. Tehtävän kuluessa saapuvia tarkentavia viestejä ei kuitata, ainoastaan ensimmäinen hälytysviesti kuitataan.
Hälytysviesti tulee aina samasta numerosta 040 456 3670. Tähän numeroon ei voi soittaa. Numero kannattaa tallentaa puhelimeen ja määritellä sille oma erottuva soittoääni. Puhelimiin on myös olemassa sovelluksia, joiden avulla numero saadaan hälyttämään vaikka puhelin olisi muuten äänettömällä.
1. Rekisteröidy OHTO-käyttäjäksi
Hälytyksen saaminen edellyttää että jokainen toiminnassa mukana oleva on rekisteröitynyt järjestelmään, sekä liitetty omaan hälytysryhmäänsä.
Rekisteröityminen tapahtuu kirjoittamalla selaimen osoiteriville ohto.vapepa.fi tai klikkaamalla tätä linkkiä: ohto.vapepa.fi
- Klikkaa ”Rekisteröidy”
- Järjestelmä pyytää puhelinnumerosi kansainvälisessä muodossa +358…. (jätä ensimmäinen nolla pois, ilman väliviivaa)
- Tilaa puhelimeesi nelinumeroinen varmistuskoodi, jolla tarkistetaan puhelinyhteyden toimiminen sekä varmistetaan että juuri sinä otit yhteyttä palvelimeen
- Kirjoita tekstiviestinä saamasi numerosarja pyydettäessä ja pääset täyttämään omat tietosi
Rekisteröitymisen yhteydessä luodaan käyttäjätunnus automaattisesti (oma sähköpostiosoitteesi). Itse luomasi salasanan pituus on oltava vähintään 8 merkkiä.
Saadaksesi hälytysviestit, muista ilmoittaa rekisteröitymisestäsi ryhmäsi yhteyshenkilölle. Hälytyksen saaminen edellyttää rekisteröitymisen lisäksi että sinut on liittetty oman hälytysryhmäsi jäseneksi.
2. Täydennä omat tietosi
Rekisteröitymisen jälkeen avautuu Omat tiedot-sivu, jossa nimesi jäljessä olevasta muokkaa-kuvakkeesta voit täydentää omia tietojasi:
Kun muokkaat omia tietojasi
- Voit valita päivitätkö tietojasi vain itse, vai annatko luvan myös ryhmäsi ylläpitäjälle päivittää omia tietojasi
- Voit valita myös onko tilisi aktiivinen (saat hälytykset), vai pois käytöstä (esim. loma-ajat tms.)
- Voit määritellä puhelinnumerosi salaiseksi, jolloin se ei näy muille oman ryhmäsi jäsenille.
- Voit itse vaihtaa salasanasi
- Täydennä vähintään tähdellä merkityt pakolliset tiedot, mielellään myös osoitetietoja sekä postinumero, jotta sinut löydetään järjestelmästä kun ryhmäsi yhteystietojen ylläpitäjä liittää sinut omaan hälytysryhmääsi
- Huom: Omiin tietoihin on lisätty syntymävuosi, jolla kerätään tilastotietoa käyttäjistä. Omien tietojen tallentaminen ei onnistu, jos syntymävuotta ei ole annettu.
- Muista tallentaa omiin tietoihisi tekemäsi muutokset!
3. Ilmoita rekisteröitymisestäsi oman ryhmäsi ylläpitäjälle
Lähtökohtaisesti yksittäisen vapaaehtoisen lisää hälytysryhmän jäseneksi ryhmän oma yhteyshenkilö (Ryhmänjohtaja, hälyttäjä tai muu ryhmän yhteystietojen ylläpitäjäksi määritelty henkilö)
- Jokaisella hälytysryhmäänsä liitetyllä rekisteröityneellä näkyy myös oma hälytysryhmä ja sen muut jäsenet. Jos olet rekisteröitynyt ja et näe Ohtossa omaa ryhmääsi, sinua ei ole vielä liitetty oman ryhmäsi jäseneksi.
Hälytysryhmän ylläpitäjän käyttöliitymä
Kun hälytysryhmän yhteyshenkilö on itse rekisteröitynyt, ilmoita siitä Ohto-kouluttajille tai valmiuspäällikölle ja ryhmän yhteyshenkilö liitetään oman hälytysryhmänsä ylläpitäjäksi. Tämän jälkeen ryhmän hallinnointi on mahdollista ryhmän yhteyshenkilön omilla kirjautumistunnuksilla.
- Ryhmän yhteyshenkilö voi itse lisätä hälytysryhmän muut jäsenet ryhmän jäseniksi sen jälkeen kun he ovat itse rekisteröityneet järjestelmään.
- Hälytysryhmän oma yhteyshenkilö päivittää ryhmän yhteystiedot ja hälytyskortin suoraan järjestelmään. Ryhmän hälytyskorttiin lisätään ryhmän hälyttäjät ryhmän jäsenistä (varajärjestelmä), toimialueet ja kalusto
- Hälytystilanteessa ryhmän sijainti määritellään ryhmän yhteystiedoissa annetun postinumeron perusteella
- Ryhmällä voi olla myös useampia ylläpitäjiä
- Ryhmien ylläpitäjiä voivat lisätä myös paikallistoimikunnan luottamushenkilöt, Vapepa-johtajat, valmiuspäivystäjät sekä valmiuspäällikkö
Hälytystilanteessa ryhmän ylläpitäjä ja hälyttäjät näkevät oman Ohto-liittymänsä kautta ketkä oman ryhmän jäsenistä ovat lähdössä operaatioon.